Deux textes encadrent avec rigueur l’usage du dépôt de garantie : l'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pour l'état des lieux et l'article 22 de la même loi pour le dépôt de garantie.

LA RÉALISATION DE L'ÉTAT DES LIEUX DE SORTIE

Selon l'article 3-2 de la loi de 1989, l'état des lieux est un passage obligé lors de la restitution des clés par le locataire en fin de location. Comme lors de l'entrée, il doit être contradictoire. La loi prévoit des conditions de réalisation et des solutions si elles ne peuvent être remplies.

La fixation de la date

En toute logique, il s'agit de l'un des derniers jours du préavis. Le bailleur se doit de prendre l'initiative qu'il ait lui-même donné congé au locataire ou qu'il ait réceptionné le congé de ce dernier.

Cette date doit faire l'objet d'un accord. Deux recommandations sont à retenir à cette étape :

- proposer plusieurs dates en accusant réception du congé du locataire ou après avoir eu l'assurance que le locataire avait réceptionné le congé du bailleur;

- adresser la proposition en recommandé avec accusé de réception, dans un courrier rappelant l'obligation légale : « Aux termes de l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, l'état des lieux doit être établi lors de la remise des clefs au locataire et de leur restitution. En conséquence, je vous propose de réaliser cet état des lieux ».

Cette date peut être antérieure au dernier jour du préavis, néanmoins le locataire reste financièrement engagé jusqu'à ce jour sauf accord du bailleur ou nouveau locataire entrant.

Si la date est postérieure au terme du préavis, du fait du locataire qui ne s'est pas rendu disponible en temps et en heure, il est alors occupant sans droit ni titre et doit payer une indemnité journalière d'occupation au propriétaire jusqu'à la réalisation de l'état des lieux de sortie.

Si l'état des lieux est retardé de quelques jours du fait du bailleur, il ne pourra rien réclamer au locataire sortant.

Un état des lieux contradictoire

L'état des lieux doit être contradictoire, c'est-à-dire réalisé en présence des parties au contrat de location, pour leur être opposable. Le contradictoire ne prive pas le bailleur et le locataire de se faire représenter par une tierce personne, à l'appui d'un mandat précis, professionnel de l'immobilier ou non.

Si le bailleur est représenté par un professionnel de l'immobilier (par exemple, l'agence immobilière chargée de la gestion locative du bien), cette prestation fera l'objet d'une facturation à ce bailleur uniquement. Toutefois, des frais d'état des lieux sont facturables au locataire lors de l'entrée (3 €/m2 de surface habitable), mais pas à la sortie (articles 4 et 5 de la loi du 6 juillet 1989).

État des lieux établi par huissier de justice

En cas de désaccord des parties sur la date, sur les mentions de l'état des lieux contradictoire, il devra être réalisé par un huissier de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente. L'officier ministériel convoque les parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception. Il se rend sur les lieux pour constater l'état du logement en présence ou non des deux parties.

Le prix du constat d'état des lieux est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire. Le tarif de l'huissier est règlementé par l'article A 444-27 du Code de commerce.

L'une des parties peut mandater un huissier de justice sans avoir proposé au préalable un état des lieux à l'amiable à l'autre partie, mais dans ce cas, elle devra prendre à sa charge l'intégralité des frais qui sont alors librement négociés par l'huissier de justice.

Lorsque l'état des lieux est établi par huissier à l'initiative du propriétaire uniquement et sans convocation préalable du locataire, la jurisprudence de la Cour de Cassation considère que celui-ci est valable. Ainsi la Cour a autorisé le bailleur à conserver le dépôt de garantie lorsque l'état des lieux non contradictoire faisait mention de dégradations : « le caractère non contradictoire de l'état des lieux de sortie n'interdisait pas au bailleur d'invoquer l'existence de désordres locatifs » (Cass, 3ème civ, 17 mars 2016, n°14-15325).

Si le bailleur demande à un huissier d'intervenir, alors que le locataire occupe encore les lieux et ne laisse pas l'huissier pénétrer le logement pour procéder au constat, ce dernier ne peut que constater la situation et c'est une tout autre procédure qu'il faudra engager devant le tribunal pour obtenir, si nécessaire, l'expulsion pour occupation sans droit ni titre à l'issue du préavis.

Les modalités de réalisation

L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 précise le champ d'application de l'état des lieux, il doit porter sur « l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au contrat et dont le locataire a la jouissance exclusive » et l'astreint à un certain formalisme.

La loi ALUR, qui a modifié cet article 3-2, a étoffé les règles applicables pour apporter plus de sécurité juridique à la location, aussi bénéfique au bailleur qu'au locataire. Sur un plan pratique, ce texte renvoie à un décret, paru en mars 2016, pour les modalités.

Le décret liste des mentions obligatoires et des conditions de forme du document sans créer un modèle type obligatoire :

- les états des lieux d'entrée et de sortie doivent être réalisés en un document unique ou sur deux documents distincts ayant une présentation similaire afin de permettre la comparaison de l'état à l'entrée et à la sortie. Si le locataire est entré avant l'entrée vigueur du décret en juin 2016, à la sortie, il faudra appliquer le décret, certaines comparaisons seraient néanmoins impossibles si le document d'entrée n'était pas précis, possiblement des réparations locatives, des dégradations qui seront par conséquent non imputables au locataire sauf autre moyen de preuve en possession du bailleur;

- l'état des lieux couvre les locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au bail et dont le locataire a la jouissance exclusive;

- il peut lui être annexé des photos ;

- en cas de location meublée, un inventaire et un état détaillé du mobilier doit être établi contradictoirement en sus de l'état des lieux;

- le contenu de l'état des lieux (liste minimale non exhaustive) : le type d'état des lieux (entrée ou sortie), sa date d'établissement, la localisation du logement, le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie, le détail de bail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun, pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement, la signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux.

Des mentions sont spécifiques à l'état des lieux de sortie : la date de l'état des lieux d'entrée et l'adresse du nouveau domicile du locataire. Si ce dernier refuse de la faire mentionner sur le document, il faut le préciser. Sa dernière adresse connue sera donc celle du logement objet de l'état des lieux.

- Des rappels importants

L'état des lieux est réalisé en autant d'exemplaires identiques que de parties au contrat de location (bailleur(s) et locataire(s)) : soit trois exemplaires pour une colocation à deux colocataires, deux exemplaires pour une location à un couple marié ou pacsé.

Les mentions inscrites doivent être suffisamment détaillées pour permettre la comparaison de l'état par rapport à l'entrée. Il est nécessaire de décrire l'état des sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, équipements et éléments du logement pièce par pièce.

Une description avec des termes précis pour décrire et identifier le matériau, la couleur, l'état à l'entrée permettra la comparaison à la sortie, avec l'empreinte des mois ou années d'occupation des lieux par le locataire. Il faut arriver à faire la distinction entre ce qui relève d'une usure normale et ce qui est de l'ordre de réparations ou dégradations locatives.

Des exemples sont toujours plus parlants et montrent bien qu'en cas de litige, l'appréciation souveraine des juges reste la règle :

- le rebouchage des trous de cheville, impliquant la remise en état des murs et de leur revêtement incombe au locataire (CA Paris, 9 mars 2010, N°07/12313);

- l'impossibilité pour le propriétaire « de relouer en l'état un logement ainsi coloré » pour des pièces multicolores, les juges ont imputé au locataire les trois quarts des frais de remise en peinture (CA Grenoble, 25 octobre 2011 N°09/01414).

L'état des lieux dématérialisé

Le décret précise que l'état des lieux peut être établi sous forme papier ou électronique et dans ce dernier cas, il est remis par voie électronique immédiatement après sa réalisation.

Le locataire peut-il refuser l'état des lieux dématérialisé et exiger la remise d'un original papier ? Non.

Le décret de 2016 prévoit cette hypothèse en toutes lettres dans son article 3 :

« L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature. »

L'arrêté des comptes est à adresser au locataire sortant en lettre recommandée avec accusé de réception pour s'assurer de la preuve de la date, et donc du respect du délai, à l'adresse indiquée sur l'état des lieux de sortie ou à défaut à la dernière adresse connue soit celle du logement loué.

La date limite d'arrêté des comptes avec restitution ou non du dépôt de garantie est indissociable de la date de restitution des clefs.

LA RESTITUTION DU DÉPÔT DE GARANTIE

En vertu de l'article 22 de la loi de 1989, il s'agit de procéder à l'arrêté des comptes qui matérialise un solde positif ou négatif des comptes avec le locataire entraînant la restitution partielle ou entière du dépôt de garantie ou la réclamation d'un dû. Ce calcul est conditionné par des délais, des justificatifs, les constatations sur l'état des lieux de sortie.

Les délais

L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 a été modifié par la loi ALUR de 2014 qui a introduit deux délais différents pour la restitution du dépôt de garantie selon l'état du logement à la sortie :

- un délai d'un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée ;

- un délai de deux mois lorsque l'état des lieux de sortie mentionne des réparations ou dégradations locatives.

La restitution des clés

Le décompte du délai commence à la date à laquelle le locataire restitue les clés au bailleur ou son mandataire par la remise en main propre ou la remise par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Cet envoi ne libère pas les parties de l'état des lieux pour autant. La restitution n'est pas valide par le dépôt des clés dans la boîte aux lettres du propriétaire ou de la gardienne de l'immeuble. A défaut de mandat spécial à cet effet émanant du bailleur, la remise des clés à l'huissier chargé d'effectuer l'état des lieux, à un voisin, à la concierge ou à une agence immobilière non mandaté pour assurer la gestion de la location, n'est pas une restitution des clés au sens de la loi. La charge de la preuve de la restitution des clés pèse sur le locataire.

Le non-respect du délai par le bailleur

Au-delà des deux mois, le bailleur est hors-délai légal, l'article 22 précité prévoit une sanction :

« À défaut de restitution dans les délais prévus, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette majoration n'est pas due lorsque l'origine du défaut de restitution dans les délais résulte de l'absence de transmission par le locataire de l'adresse de son nouveau domicile. »

Cette somme forfaitaire est totalement indépendante de la somme à restituer ou à réclamer après arrêté des comptes. Il faut ajouter 10% au montant du dernier loyer dû (hors charges). Il ne s'agit pas de prendre en référence le montant du loyer inscrit dans le bail sauf à ce qu'aucune révision de loyer n'ait été pratiquée depuis l'entrée en vigueur du contrat.

Les éléments de calcul

Au dépôt de garantie versé lors de la mise en location, il faut retrancher les sommes restant dues : régularisation de charges locatives (eau, ordures ménagères, charges de copropriété ...) reliquat de loyer, réparations et dégradation locatives (à détailler) signalées sur l'état des lieux et expliquer le calcul en annexe de toutes les sommes inscrites.

Il n'existe pas de document type d'arrêté des comptes.

- Le dépôt de garantie

Le montant du dépôt garantie n'évolue pas, même pour un contrat long, il ne porte pas intérêt au bénéfice du locataire. Il ne doit faire l'objet d'aucune révision durant l'exécution du contrat de location.

En cas de vente ou de donation du bien loué, la restitution du dépôt de garantie incombe au nouveau propriétaire qui devient le bailleur.

Certains locataires utilisent ce dépôt de garantie pour ne pas régler leur dernière échéance de loyer, mais cette pratique n'est pas légale.

- Les charges locatives

Voilà le temps de l'ultime régularisation des charges si ces dernières faisaient l'objet d'une provision. Si la régularisation n’a pas été faite annuellement, fréquence imposée par la loi rappelons-le, il reste possible de revenir trois ans en arrière.

S'agissant des ordures ménagères, pour l'année en cours elles se calculent au prorata des mois d'occupation sur la base de l'avis d'impôt Foncier. Le décompte peut donc être provisoire en attendant celui de l'année ou définitif, alors basé conventionnellement avec le locataire sur celui de l'année précédente par exemple.

Pour l'eau, non incluse dans des charges de copropriété, le calcul se base sur le relevé du compteur par rapport à la dernière régularisation. Comme ci-dessus, la régularisation peut être provisoire dans l'attente de la facture pour la période manquante ou définitive selon l'accord des parties sur le prix de l'eau pour la période.

Lorsque le logement loué est dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver, s'il ne dispose pas de l'arrêté des charges de l'immeuble, une provision de 20 % du dépôt de garantie au maximum (art. 22). Après un arrêté partiel, la régularisation définitive doit être faite dans le mois qui suit l'approbation des comptes.

L'absence de régularisation annuelle n'interdit pas au bailleur de demander le paiement des sommes dues à ce titre en fin de bail. Cependant, le principe reste une régularisation annuelle (Cass, 3ème civ, 9 juin 2016, n°15-16.510).

- Les réparations et dégradations locatives

La rédaction de l'état des lieux prend toute son importance ici car il faut une stricte concordance entre les sommes déduites et les mentions présentes sur l'état des lieux de sortie.

Les réparations locatives font l'objet d'une liste, non exhaustive, en annexe du décret 87-712 du 26/08/1987.

Il s'agit, tel que précisé à l'article premier du décret, des « travaux d'entretien courant, et de menues réparations, y compris les remplacements d'éléments assimilables auxdites réparations, consécutifs à l'usage normal des locaux et équipements à usage privatif ».

Ces réparations sont à la charge du locataire, comme précisé à l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989.

Si le locataire a été défaillant sur certains de ces points, par exemple joints de la douche, joints de robinets, interrupteurs, prises de courant, taille et élagage des arbres et arbustes, revêtement de sol tachés ou troués, si ce défaut d’entretien est inscrit sur l’état des lieux de sortie et est comparable à celui de l’entrée, il sera possible de déduire du dépôt de garantie la remise en état.

D'autres éléments, inscrits sur l'état des lieux de sortie comme dégradés, s'ajoutent en dehors de toute réparation énumérée dans le décret : évier fissuré, plan de travail de la cuisine rayé, sol dégradé par des travaux de transformation non autorisés ... Cela pourra être considéré comme des dégradations si la comparaison est possible avec l'état mentionné sur l'état des lieux d'entrée.

- La vétusté

La vétusté est l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipements dont est constitué le logement.

Cette vétusté fait l'objet d'une grille définissant pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives. Suivant les accords locaux (article 41 ter et 42 de la loi du 23 décembre 1986), la grille peut contenir en plus une franchise (nombre d'années pendant lesquelles il n'y a pas de vétusté) et même une valeur résiduelle (reste à charge du locataire même si la durée de vie a été dépassée).

La grille de vétusté sert à déterminer les éventuels frais de remise en état à la charge des locataires en cas d'usage éventuels anormal, c'est-à-dire ayant provoqué une usure accélérée en raison d'un défaut de propreté, d'un usage abusif, d'un sinistre non déclaré à l'assurance ...

Les parties au contrat de location peuvent convenir de l'application d'une grille de vétusté, issue d'un accord local, lors de l'état des lieux d'entrée qui servira de référence à la sortie. Pour la complexité de son utilisation, avec un calcul à faire pour chaque élément concerné dont il faut connaître la date d'installation pour décompter les années de vie, la grille de vétusté est peu utilisée. Elle l'est surtout par les commissions de conciliation saisies en cas de désaccord sur l'arrêté des comptes.

- Les justificatifs

Le bailleur peut déduire des sommes « sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ».

L'article 22 de la loi de 1989 ne dit pas que le bailleur ait à justifier les sommes qu'il déduit du dépôt de garantie dans le délai de deux mois. Autrement dit, l'arrêté des comptes n'est pas obligatoirement annexé des différents justificatifs, ils peuvent être communiqués au locataire sortant ultérieurement.

La Cour de cassation est très claire sur le sujet : « aucune disposition légale ne fait obligation au bailleur de justifier dans ce délai de deux mois des sommes qu'il entend déduire du montant du dépôt de garantie » (Cass, 3ème civ, 8 décembre 2009, n008-20.340).

Egalement, ce texte n'impose pas au bailleur que les justificatifs soient des factures d'entreprise pour justifier la réalisation des travaux.

En effet, compte-tenu des délais de réalisation des travaux par un professionnel, pour obtenir une facture, un propriétaire bailleur doit pouvoir fournir simplement des devis, des factures d’achat de matériel pour procéder aux réparations.

La jurisprudence de la Cour de cassation est constante sur la question « devis ou Facture ».

La production d'un devis est suffisante pour justifier les retenues sur le dépôt de garantie :

- « l'indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à la preuve de l'exécution par celui-ci des travaux dont il demande réparation » (Cass, 3ème civ, 3 avril 2001, n°99-13668) ;

- « l'indemnisation du bailleur à raison de l'inexécution par le preneur des réparations locatives prévues au bail n'est subordonnée ni à l'exécution de ces réparations, ni à l'existence d'un préjudice » (Cass, 3ème civ, 29 janvier 2002, n°99-20768) ;

- « L’indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à l'exécution des réparations locatives » (Cass, 3ème civ, 2 octobre 2007, n°06-18142).

Un arrêt de 2009 précise que le bailleur ne pourra prétendre à des dommages-intérêts en raison d'un préjudice, s'il n'apporte pas la preuve qu'il a procédé aux réparations ou reloué à des conditions plus défavorables.

À trois reprises, le ministère Logement a été interrogé sur les pièces devant être fournies pour justifier la nécessité de travaux et notamment imposer la production de facture permettant d'attester de la réalité des sommes versées. La réponse faite est la suivante: « La loi ne prévoit pas que le bailleur doit être en mesure de produire des factures pour justifier la réalisation des travaux ».

Il faut retenir que c'est au bailleur de justifier les montants soustraits, déduction faite de la vétusté éventuellement, et que ceux-ci doivent strictement correspondre aux réparations ou dégradations locatives constatées sur l'état des lieux de sortie, sans qu'il y ait besoin de fournir des Factures. Si le bailleur procède lui-même à des travaux, il ne peut déduire sa main d'œuvre, mais seulement les factures d'achat des matériaux nécessaires à la remise en état.

LA RESTITUTION DU DEPOT DE GARANTIE

Le bénéficiaire de la restitution du dépôt de garantie est le locataire ou ses héritiers si celui-ci

est décédé. En cas de colocation, le dépôt de garantie sera restitué à l'un des colocataires du fait de la solidarité. Il en va de même en cas de dette du locataire.

LA NOUVELLE ADRESSE DU LOCATAIRE SORTANT

Elle est inscrite au titre des mentions obligatoires sur l'état des lieux de sortie depuis le décret de 2016. La loi ALUR avait d'ailleurs anticipé ce point en modifiant l'article 22 de la loi de 1989 pour y inscrire que la majoration due en cas de dépassement de délai « n'est pas due lorsque l'origine du défaut de restitution dans les délais résulte de l'absence de transmission par le locataire de l'adresse de son nouveau domicile. » La loi tient compte de la mauvaise foi du locataire.

Dans le cas de nouvelle adresse inconnue locataire sortant, il faut envoyer l'arrêté des comptes, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la dernière adresse connue qui est donc celle logement dont il était le locataire. Qu'il ait mis en place un suivi de courrier ou pas, cela prouve la bonne foi du bailleur et notamment le respect du délai de deux mois.